1. Як це має відбуватися
2. Що таке внутрішній опис
3. здача документів
4. Дані справи іменуються описової статтею
5. Різні терміни зберігання
6. Для документів, термін зберігання яких менше десяти років, досить номенклатури справ
7. Звертайтеся до професіоналів
8. Виникли питання? Дізнавайтеся по телефону +7 (495) 920-82-91

Перед будь-якою організацією рано чи пізно постає питання про те, як правильно оформити опис для здачі справ в архів. Навіщо це потрібно? Як правило, компанії зберігають свою документацію протягом деякого терміну, після закінчення якого необхідно передавати документи постійного і тривалого зберігання в держархів для забезпечення їх охорони і належного обліку.

Як це має відбуватися

Здача документів в держархів повинна здійснюватися згідно з установленим порядком, який включає упорядкування та систематизацію, аналіз та встановлення термінів, підшивку справ і палітурка, нумерацію і проставлення штампів, а так само оформлення опису.

Що таке внутрішній опис

Внутрішній опис є обліковий документ, перераховує містяться в справі документи з позначенням номерів, найменувань, індексів, дат, загальне число документів, так само прописується, скільки листів в самій опису. Підшивається в самому початку справи.

здача документів

Опис для здачі документів в архів містить систематизований перелік і складається за встановленим зразком. Справи розташовуються за важливістю і з урахуванням хронології, і кожне має свій порядковий номер. Якщо справа об'ємне і розбите на томи, то кожний том носить свій порядковий номер.

Дані справи іменуються описової статтею

У ній прийнято вказувати: номер, заголовок (для кожної справи - свій, щоб не було повторення, або замість повтору на одному аркуші використовують слова «Те ж»), дату, кількість аркушів і термін зберігання. Крім того, є пункт «примітка», де потім, при передачі документів до архіву, ставлять позначку про те, що справа є в наявності.

Різні терміни зберігання

Для документів з різними термінами зберігання, а так само для особистих справ слід складати і різні описи, які потім позначають відповідним номером:

1. постійне зберігання;
2. тимчасове (але понад десять років);
3. особисті.

Заключна запис вказує скільки справ внесено, номери першого і останнього, ПІБ, посада укладача і дату, коли складений опис.

Для документів, термін зберігання яких менше десяти років, досить номенклатури справ

Опис для здачі справ в архів складається в чотирьох або в трьох примірниках. Під час прийому документів співробітник архіву в присутності представника організації виробляє звірку і робить відповідні відмітки в опису. У тому випадку, якщо ніяких розбіжностей не виявлено, приймаюча і передає сторона проставляють дату і підписи, потім опис погоджує керівник підрозділу.

Звертайтеся до професіоналів

Без спеціальних знань грамотно і в короткі терміни оформити опис для передачі документів до архіву вельми складно. Розумним рішенням в такій ситуації стане звернення за допомогою в спеціалізовану компанію.

Виникли питання? Дізнавайтеся по телефону +7 (495) 920-82-91

або надішліть запит на [email protected]