Расчет отпускных в 2018 году по новому: примеры расчета и формулы
Опубликовано: 06.09.2018
Отпускные, как и другие выплаты, бухгалтерам часто приходиться считать в течение года. Как не ошибиться при расчете отпускных в 2018 году и применять ли здесь новый закон рассмотрим в статье.
Примеры расчета помогут разобраться, как правильно начислять отпускные в 2018 году с учетом последних изменений.
Из статьи вы узнаете:
Новый закон по расчету отпускных в 2018 году не принят, начисление осуществляйте на старым правилам. Руководствуйтесь статьей 139 Трудового кодекса РФ и Положением об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утвержденного постановлением Правительства от 24 декабря 2007 г. № 922 .
В статье вы найдете 10 разных примеров по расчету отпускных в 2018 году
Формула расчета отпускных в 2018 году
Каждый день отпуска оплатите по среднедневному заработку, то есть при расчете ежегодного оплачиваемого применяйте формулу:
СО = СДЗ × КД,
где СО - сумма отпускных, СДЗ - средний дневной заработок, а КД - количество календарных дней отпуска.
На заметку
Оплатите все календарные дни отпуска, кроме праздничных дней. Так как они не входят в число календарных дней отпуска ( ст. 120 ТК РФ )
Количество дней отпуска определите по приказу на отпуск, а вот средний дневной заработок можете найти с помощью формулы:
СДЗ = СВ / КДР.
Он зависит от суммы выплат, начисленных в расчетном периоде (СВ) и количества дней за этот же период (КДР).
Как определить расчетный период
Расчетный период - это период времени, за который считают сумму выплат и количество календарных дней. Какой период берется для расчета отпускных в 2018 году? Есть два способа его определить:
Взять 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу начала отпуска. Например, отпуск у сотрудника начинается 14 мая 2018 года. Тогда для расчета отпускных нужно взять период с 1 мая 2017 года по 30 апреля 2018 года. Выбрать другой период, если это не ухудшит положение сотрудников. Такое возможно в трех случаях.Сотрудник не отработал в 12 месяцев. Расчетный период будет промежуток с даты приема и до месяца, в котором сотрудник идет в отпуск. Например, работник устроился 20 ноября 2017 года, а с 4 июня 2018 года он уходит в ежегодный отпуск. Расчетный период для него будет период – с 20 ноября 2017 года по 31 мая 2018 года.
Сотрудник устроился на работу и взял отпуск в одном и том же месяце. Для расчета возьмите его фактически отработанное время.
Пример 1. Врач Иванов устроился внешним совместителем 4 июня 2018 года.
С 20 июня он идет в отпуск по основной работе в соответствии с графиком отпусков и одновременно на новом месте работы. Для расчета отпуска бухгалтер возьмет расчетный период с 4 июня и по 19 июня 2018 года.
Последние 12 месяцев сотрудник не работал, и ему не начислялась зарплата. Для расчета возьмите 12 месяцев предшествующих месяцу, когда не было выплат. Например, сотрудница с 14 марта 2015 года находилась сначала в отпуске по беременности и родам, а затем – в отпуске по уходу за ребенком. В марте 2018 года она, не выходя на работу, написала заявление на отпуск. Для расчета бухгалтер взял время с 1 марта 2014 года по 28 февраля 2015 года, так как стандартный расчетный период выпадает на декрет.
Шпаргалка
Какие же периоды включить в расчетный период?
Включите в расчетный период только фактически отработанное время. Исключите из него время:
в котором за сотрудником сохранялся средний заработок, за исключением перерывов для кормления ребенка. Например, время пребывания в командировке (ст. 167 ТК РФ); болезни; отпуска по беременности и родам; отпуска без сохранения зарплаты; дополнительных оплачиваемых выходных дней для ухода за детьми-инвалидами и инвалидами с детства; простоя по вине организации или по причинам, не зависящим от организации и сотрудника. Например, из-за приостановки деятельности организации или цеха; когда сотрудник не участвовал в забастовке, но в связи с ней не мог выполнять работу; другие периоды, когда сотрудник не работал по причинам, предусмотренным законодательством.Определить начало и конец исключаемого периода можете по отметкам в табеле. Выходные дни внутри исключаемого периода в расчет не берите, а выходные между периодами работы отнесите к отработанному времени.
При оформлении документов на отпуск вы можете использовать расчетчик даты окончания отпуска в Системе Госфинансы .
Как найти количество дней в расчетном периоде
Для расчета отпускных необходимо определить число учитываемых дней в расчетном периоде.
29,3
- это среднемесячное количество календарных дней в 2018 году (ч. 4 ст. 139 ТК РФ)
Если период отработан полностью, то количество дней в расчетном периоде найдите по формуле:
КДР = 12 × 29,3.
Чтобы выяснить отработал сотрудник расчетный период полностью, посмотрите в табеле учета рабочего времени отпуска, командировки, больничные, в общем все исключаемые периоды. Ведь на практике часто встречаются ситуации, когда расчетный период отработан не полностью. В таких ситуациях количество календарных дней в расчетном периоде пересчитайте по специальной формуле:
КДР = 29,3 : КДНМ × КД,
где КДНМ - количество календарных дней в неполном месяце (28(29), 30, 31), КД - Количество календарных дней, приходящихся на присутственное время в не полностью отработанном месяце.
Какие выплаты входят в расчет среднего заработка
При расчете среднего заработка учтите все предусмотренные системой оплаты труда виды выплат. Нельзя включать в расчет вознаграждения, которые не относятся к зарплате или к выплате за труд. Например, не включайте в расчет разовую премию к юбилею работника, так как она не является зарплатой. Также при расчете не учитывайте следующие суммы:
выплаты исходя из среднего заработка согласно действующему законодательству (например, во время командировки или оплачиваемого отпуска). больничные и пособия по беременности и родам; оплату выходных дней для ухода за детьми-инвалидами и инвалидами с детства и т. д.Пример расчета отпускных в 2018 году в учреждении
Рассмотрим 2 примера, как правильно расчитать отпускные в 2018 году. Один из них с условием, что сотрудник отработал расчетный период полностью, а другой - с исключаемыми днями.
Пример 2. Экономист А. В. Соловьева уходит в отпуск на 14 дней с 9 июля 2018 года. Расчетный период она отработала полностью. Исключаемых периодов в нем нет.
Расчетный период – с 1 июля 2017 года по 30 июня 2018 года. Сумма учитываемых выплат за расчетный период – 546 000 руб. Тогда среднедневной заработок равен:
546 000 руб. : 12 : 29,3 = 1552,9 руб.
Значит, отпускные составят 21 740,6 руб. (1552,9 руб. × 14 дн.).
Пример 3. Воспользуемся условиями примера 2. Предположим, что расчетный период (с 1 июля 2017 года по 30 июня 2018 года) отработан не полностью.
С 23 по 27 октября 2017 года экономист был на больничном, а с 3 по 4 мая 2018 года - брал отпуска без сохранения зарплаты.
Зарплата А. В. Соловьевой за полностью отработанный месяц составляет 45,5 тыс. руб. (546 000,00 руб. : 12 мес.). За октябрь 2017 года и май 2018 года она составит:
- за октябрь 2017 г. - 35 159,09 руб. (45 500,00 × 17 : 22).
- за май 2018 г. - 40 950,00 руб. (45 500,00 × 18 : 20).
Общий доход экономиста за расчетный период равен 531 109,09 руб. (45 500,00 руб. × 10 мес. + 35 159,09 руб. + 40 950,00 руб.).
Количество календарных дней за октябрь 2017 г. и за май 2018 г. составит 23,63 (29,3 : 31 дн. × 25 дн.) и 27,41 (29,3 : 31 дн.× 29 дн.) соответственно. А за весь расчетный период оно составит 344,04 дн. (29,3 дн. × 10 мес. + 23,63 +27,41).
Отсюда сумма отпускных равна 21 612,39 руб. (531 109,09 руб. : 344,04 дн. × 14 дн.).
Расчет отпускных с учетом премий (годовая, квартальная, ежемесячная)
В расчет среднего заработка включите только те премии, которые были начислены сотруднику в течение расчетного периода, в том числе и за другие периоды. Но только те премии, которые предусмотрены системой оплаты труда (п. 2 утвержденного постановлением Правительства от 24 декабря 2007 г. № 922 ). Например, разовые премии к юбилею или празднику в расчет отпускных включать не нужно ( письмо Роструда от 23 октября 2007 г. № 4319-6-1 ). Какие премии учесть, а какие нет, смотрите в таблице 1.
Таблица 1. Правила учета премий в среднем заработке
| Какие премии включить и в каких пределах | Какие премии исключить |
| 1. Включайте только премии за труд (результаты работы, качество и др.). Проверьте, указаны ли они в локальных нормативных актах | 1. Премии, которые не предусмотрели в локальных нормативных актах |
| 2. Включите не более 12 ежемесячных, 4 ежеквартальных, 2 полугодовых премий, которые начислили в расчетном периоде за один и тот же показатель | 2. Премии, которые выплатили работнику не за результаты труда (к юбилейной дате, празднику и др.) |
| 3. Включите годовую премию только за предшествующий календарный год независимо от времени начисления этой премии |
3. Годовые премии за год, который не предшествует уходу сотрудника в отпуск |
Если сотрудник полностью отработал расчетный период, учтите премии, которые в нем начислены, независимо от того, входит премиальный период в расчетный или нет. Главное, чтобы в среднем заработке не было двух премий за один и тот же показатель (абз. 5 п. 15 Положения № 922).
Пример 4. Врач ГУ «Поликлиника» Игорь Ильин уходит в отпуск с 14 мая 2018 года на 21 рабочий день. Расчетный период с 1 мая 2017 года по 30 апреля 2018 года он отработал полностью.
Его оклад — 40 тыс. руб. Согласно положению о премировании, сотрудникам поликлиники полагаются ежеквартальные премии в размере 20 процентов от оклада. За расчетный период врач получил 480 000 руб. оклада и четыре квартальные премии по 8000 руб. Даты выплаты премий:
— 31 мая 2017 года — за I квартал 2017 года;
— 31 августа 2017 года — за II квартал 2017 года;
— 31 декабря 2017 года — за III квартал 2017 года;
— 31 марта 2018 года — за IV квартал 2017 года.
Средний дневной заработок составит 1456,20 руб. ((480 000 руб. + (8000 руб. × 4 кв.)) : 12 мес. : 29,3 дн.), а отпускные — 30 580,20 руб. (1456,20 руб. × 21 дн.).
Обратите внимание, что при расчете бухгалтер учел всю сумму его квартальных премий в 2017 году, хотя I квартал и первый месяц II квартала 2017 года не входят в расчетный период.
Что делать, если расчетный период отработан не полностью? Если расчетный период отработан не полностью, придется разобраться, как начислили премию. Если она зависела от фактически отработанного времени и премиальный период входит в расчетный, учтите выплату в среднем дневном заработке в полном объеме.
Определите часть премии, пропорциональную количеству отработанных дней. Для этого примените формулу из письма Минздравсоцразвития от 26 июня 2008 г. № 2337–17 :
МЧП= Общая сумма премий: КРД× КФД,
где МЧП − месячная часть премии для учета в среднем заработке; КРД − количество рабочих дней, которые входят в расчетный период для отпуска; КФД — количество фактических дней в расчетном периоде.
Пример 5. Повар В.В. Белов с 16 апреля 2018 года уходит в отпуск на 14 дней. С 16 октября 2017 года по 31 октября 2017 года он был на больничном.
Оклад работника − 20 000 руб. Вместе с зарплатой ему выдают премию в размере 30 процентов от оклада, которая не зависит от количества фактически отработанных дней.
Белов получал полный оклад во всех месяцах расчетного периода, кроме октября 2017 года. Тогда ему начислили 9090,91 руб. (20 000 руб. : 22 дн. × 10 дн.) за 10 отработанных дней.
Общая сумма оклада в расчетном периоде:
20 000 руб. × 11 мес. + 9090,91 руб. = 229 090,91 руб.
В расчетном периоде по графику было 246 дней, из них Белов отработал 234. Определим часть премии, пропорциональную отработке:
6000 руб. × 12 мес. : 246 дн. × 234 дн. = 68 487,80 руб.
В расчет отпускных нужно включить заработок на общую сумму 297 578,71 руб. (229 090,91 + 68 487,80).
Количество учитываемых календарных дней в октябре — 14,18 дня (29,3 дн. : 31 дн. × 15 дн.). Всего в расчетном периоде было 336,48 учитываемого дня (29,3 дн. × 11 мес. + 14,18 дн.).
Средний заработок для расчета отпускных — 884,39 руб. (297 578,71 руб. : 336,48 дн.). В итоге Белову начислят за отпуск 12 381,46 руб. (884,39 руб. × 14 дн.).
Годовую премию учтите в выплатах полностью, если выполняются два условия. Во-первых, у сотрудника нет исключаемых дней в расчетном периоде. Во-вторых, расчетный и премиальный периоды совпадают. Минздравсоцразвития разъяснило это в письме от 5 марта 2008 г. № 535–17 . Если хотя бы одно из этих условий нарушено, годовую премию включают в расчет пропорционально: в размере 1/12 за каждый месяц.
“
Чтобы не пересчитывать отпускные, старайтесь начислить годовые премии как можно раньше. Оптимальный вариант – начисление премии 31 декабря текущего года. Тогда никакие пересчеты не потребуются...
Расчет отпускных, если было повышение оклада
С 1 мая 2018 года в России увеличили МРОТ , в связи с этим, сотрудникам необходимо поднять зарплату до нового минимального размера оплаты труда. Если в учреждении повысили зарплаты, то отпускные рассчитайте (пересчитайте) с учетом коэффициента повышения (коэффициента пересчета). При условии, что оклады подняли всем работникам учреждения (филиала, структурного подразделения). В остальных ситуациях индексировать ничего не надо.
Порядок индексации зависит от того, когда увеличились оклады: в расчетном периоде, между расчетным периодом и отпуском либо во время отпуска. Скорректируйте на коэффициент пересчета только те выплаты, которые зависят от размера оклада (тарифной ставки, денежного вознаграждения) и установлены в фиксированном процентном или кратном отношении от него. Другие выплаты которые установлены в диапазоне значений (проценты, кратность) или в абсолютной (денежной) сумме, их повышать на коэффициент пересчета не нужно.
Какой коэффициент применяется при начислении отпускных в 2018 году? Коэффициент (КИ) определите по формуле:
КИ = НО : СО,
где НО – новый размер оклада; СО – оклад до повышения.
Рассмотрим на примерах 3 случая.
1. Зарплата выросла в расчетном периоде.
Пример 6. С 1 июня завучу О. Г. Абрамовой установили оклад 44 тыс. руб., что на 4 тыс. руб. больше, чем раньше.
Оклады повысили в целом по учреждению на основании приказа руководителя.
Абрамовой предоставили ежегодный основной оплачиваемый отпуск с 13 по 31 августа 2018 года (девятнадцать календарных дней). Расчетный период (с 1 августа 2017 года по 31 июля 2018 года) сотрудник отработал полностью.
Коэффициент индексации равен 1,10 (44 000 руб. : 40 000 руб.).
Заработок за расчетный период с учетом повышения оклада составит:
– с 1 августа 2017 года по 31 мая 2018 года (10 месяцев) – 440 тыс. руб. (40 000 руб. × 1,10 × 10 мес.);
– с 1 июня по 31 июля 2018 года (два месяца) – 88 тыс. руб. (44 000 руб. × 2 мес.).
Всего за расчетный период заработок равен 528 тыс. руб. (440 000 + 88 000).
А сумма отпускных – 28 532,42 руб. ((528 000 руб. : 12 мес. : 29,3) × 19 дн.).
2. Зарплату повысили после расчетного периода, но отпуск на тот момент еще не начался . Тогда скорректируйте отпускные, рассчитанные без учета повышения оклада, по формуле:
ОСП = ОБП × КИ,
где ОСП – отпускные с учетом повышения оклада; ОБП – отпускные без учета повышения оклада.
Пример 7. Воспользуемся условиями примера 6. Предположим, что оклады повысили с 1 августа.
Рассчитаем сумму отпускных без учета повышения:
(40 000 руб. × 12 мес.) : 12 мес. : 29,3 × 19 дн. = 25 938,57 руб.
Затем проиндексируем ее на коэффициент:
25 938,57 руб. × 1,10 = 28 532,43 руб.
Если в расчетном периоде сотрудник получал суммы, которые включают в расчет среднего заработка, но не индексируют. Скорректируйте отпускные в следующем порядке.
- Рассчитайте отпускные исходя из выплат, подлежащих индексации. То есть из выплат за расчетный период исключите те, к которым коэффициент не применяют (например, премии в фиксированной денежной сумме). Затем используйте формулу:
КО = ДЗК × ДН,
где КО – сумма отпускных, которую нужно скорректировать; ДЗК – средний дневной заработок исходя из выплат, подлежащих индексации; ДН – количество дней отпуска.
- Рассчитайте отпускные (О) по выплатам, которые индексировать не нужно:
О = ДЗ × ДН,
где ДЗ – средний дневной заработок, рассчитанный исходя из выплат, которые не индексируют; ДН – количество дней отпуска.
- Рассчитайте сумму отпускных с учетом повышения оклада (тарифной ставки):
ОП = КО × КИ + О.
3. Если зарплату повысили, когда сотрудник был в отпуске , скорректируйте отпускные с момента повышения до конца отпуска в следующем порядке. При условии, что в расчет среднего заработка включены выплаты, к которым необходимо применить коэффициент индексации.
- Определите период, за который надо пересчитать отпускные. В него будут входить дни с момента повышения зарплаты и до последнего дня отпуска включительно.
- Рассчитайте сумму отпускных, которую нужно проиндексировать (СО), по формуле:
СО = ДЗ × ДН,
где ДЗ – средний дневной заработок без учета повышения; ДН – количество дней, которое вы определили в пункте 1.
- Рассчитайте отпускные с учетом повышения зарплаты (СОП) по формуле:
СОП = СО × КИ.
Затем определите, какую сумму отпускных доначислить сотруднику:
ДСО = СОП – СО.
Если сотруднику начисляли выплаты, которые включают в средний заработок, но не индексируют, рассчитайте отпускные без них. Проиндексируйте полученную сумму. Доплатите разницу между ней и изначальной суммой отпускных.
Пример 8. Воспользуемся условиями примера 6. Предположим, что оклады повысили с 20 августа.
Изначально бухгалтер рассчитал отпускные так:
(40 000 руб. × 12 мес.) : 12 мес. : 29,3 × 19 дн. = 25 938,57 руб.
Но с 20 августа в учреждении повысили оклады. И теперь Абрамовой платят 44 тыс. руб. в месяц. Поэтому придется пересчитать отпускные за 12 дней – с 20 по 31 августа.
Сумма отпускных, которую нужно проиндексировать:
16 382,25 руб. (40 000 руб. × 12 мес. : 12 мес. : 29,3 × 12 дн.).
Коэффициент индексации – 1,1 (44 000 руб. : 40 000 руб.).
Сумма отпускных, причитающаяся сотруднику в связи с повышением оклада, составит 18 020,48 руб. (16 382,25 руб. × 1,1).
Значит, доплата равна 1638,23 руб. (18 020,48 – 16 382,25).
Какие выплаты нужно индексировать в связи с повышением оклада при расчете отпускных смотрите в рекомендации Системы Госфинансы .
НДФЛ и страховые взносы с отпускных
На всю сумму отпускных начислите:
Страховые взносы рассчитайте в том же месяце, когда начисляете отпускные. А в момент выплаты удержите НДФЛ. Перечислить их нужно не позднее последнего числа месяца, в котором были выплачены отпускные работнику (п.6 ст.226 Налогового кодекса РФ).
Пример 9. Сотрудник уходит в отпуск с 1 июня на 14 календарных дней.
Сумма отпускных составила 20 655,60 руб. 29 мая сотруднику выплатили отпускные 17 970,60 руб. (20 655,60 - 2685), где 2685 - НДФЛ (20 655,60 руб. × 13%).
В этот же день бухгалтер перечислил в бюджет НДФЛ. А сумму отпускных включил в облагаемую базу по страховым взносам в мае.
Отпускные в учете учреждения
Отпускные выплачивайте аналогично зарплате:
в учреждениях – по КВР 111, в госорганах – КВР 121, военнослужащим и приравненным к ним лицам – КВР 131, во внебюджетных фондах – КВР 141.В бухучете расходы отразите по подстатье КОСГУ 211 .
Таблица 2. Как отразить в учете начисление и выплату отпускных в 2018 году
| № | Содержание операции | Казенному учреждению | Бюджетному учреждению | Автономному учреждению | ||
| Дебет счета | Кредит счета | Дебет счета | Кредит счета | Дебет счета | Кредит счета | |
| 1 | ||||||
| – за счет резерва предстоящих расходов | 1 401 60 211 | 1 302 11 730 | 0 401 60 211 | 0 302 11 730 | 0 401 60 211 | 0 302 11 000 |
| – сверх резерва | 1 401 20 211 1 | 1 302 11 730 | 0 109 ХХ 211 2 | 0 302 11 730 | 0 109 ХХ 211 3 | 0 302 11 000 |
| – если предоставили отпуск авансом | 1 401 50 211 | 1 302 11 730 | 0 401 50 211 | 0 302 11 730 | 0 401 50 211 | 0 302 11 000 |
| 2 | Выплачены отпускные | |||||
| – из кассы | 1 302 11 830 | 1 201 34 610 | 0 302 11 830 | 0 201 34 610 | 0 302 11 000 | 0 201 34 000 |
| Увеличение забалансового счета 18 (КВР 111, КОСГУ 211) | Увеличение забалансового счета 18 (КВР 111, КОСГУ 211) | Увеличение забалансового счета 18 (КВР 111, КОСГУ 211) | ||||
| – на банковскую карту | 1 302 11 830 | 1 304 05 211 | 0 302 11 830 | 0 201 11 610 | 0 302 11 000 | 0 201 11 000 4 |
| Увеличение забалансового счета 18 (КВР 111, КОСГУ 211) | Увеличение забалансового счета 18 (КВР 111, КОСГУ 211) |
XX – аналитический код группы и вида синтетического счета объекта учета.
1 Если данные расходы формируют себестоимость готовой продукции, работ, услуг, которые реализуете за плату, спишите их на счет 109 00 (п. 40 Инструкции № 162н).
2 3 Если в учетной политике закреплено, что данные расходы не формируют себестоимость работ или услуг, списывайте их на счет 401 20.
4 Счет 201 21 применяйте, если учреждение обслуживается в банке.
Пример 10. Сотрудник казенного учреждения «Альфа» ушел в отпуск на 10 календарных дней (с 13 по 22 июля). Отпускные выплачены 9 июля 2018 года. В бухучете создан резерв на оплату отпусков.
За расчетный период (с 1 июля 2016 года по 30 июня 2018 года) начислена зарплата в сумме 180 тыс. руб. Расчетный период отработан полностью. Средний дневной заработок составил:
180 000 руб. : 12 мес. : 29,3 = 512 руб.
Отпускные составили 5120 руб. (512 руб× 10 дн.).
Бухгалтер отразил в учете:
ДТ 1 401 60 211 Кт 1 302 11 730
- 5120 - начислены отпускные Кондратьеву.