знищення документів
В даний час в процесі діяльності організацій утворюється великий обсяг документів. Тому правильне і своєчасне знищення документів є актуальною темою в діловодстві кожної організації.
Ознайомившись з цією статтею, ви будете точно знати який порядок знищення документів. Ви зможете скласти акт про знищення документів самостійно. Питання полягає в тому, чи зумієте ви знайти час на проведення цієї роботи.
Багато хто віддає перевагу проводити знищення документів за допомогою фахівців з боку і витрачають на ці цілі невиправдано великі кошти.
Так, організація-посередник візьме за виділення до знищення документів з простроченим терміном зберігання 45 руб. за справу (це типова ціна даного виду робіт на сайтах московських фірм). Наприклад, за 500 справ ви заплатите 22,5 тис. Руб. і додатково з вас візьмуть за складання акту на знищення не менше 2 тис. руб. або 40 руб. за кожну позицію в акті. Жахливі суми. Краще витратьте гроші організації як-небудь більш продуктивно.
Порядок знищення документів
Отже, існує єдиний порядок знищення всіх документів на паперових носіях та в електронній формі, в тому числі бухгалтерських та кадрових.
Знищення підлягають документи з простроченим терміном зберігання та втратили практичне значення. Для цього складається встановленої форми акт на знищення документів в результаті проведення експертизи цінності документів . Його точна назва - акт про виділення до знищення документів, що не підлягають зберіганню.
Щоб визначити термін зберігання документів і відповідно дізнатися минув він, треба користуватися номенклатурою справ організації . У разі необхідності можна уточнювати терміни за типовими і відомчими переліками документів , При цьому ви маєте право з практичних міркувань збільшувати терміни зберігання і ніколи - зменшувати їх.
При визначенні термінів зберігання документів ви також керуєтеся іншими існуючими вимогами у вашій сфері діяльності, наприклад, в податковому кодексі, федеральному законі, постанові уряду РФ і т.п. Проте, переважна кількість документів має п'ятирічний термін зберігання, встановлений за типовим переліком.
Порядок складання акту
Справи дозволяється включати в акт на знищення, якщо їх термін зберігання закінчився до 1 січня року складання акта. Це нормативною вимогою слід розуміти так: справа 2014 року з терміном зберігання «5 років» можна включити в акт не раніше 2020 року.
В акті на знищення перед групою заголовків кожного структурного підрозділу пишеться назва цього підрозділу. Потрібно заголовки однорідних справ вносити під загальним заголовком із зазначенням сумарної кількості справ. Чи не занижуйте і не завищувати число позицій в акті на знищення, а також кількість справ в позиції, щоб уникнути можливих непорозумінь в подальшому через невідповідність (незаконне знищення чи навпаки формально справи продовжують значитися в наявності).
Взагалі-то згідно з нормативними вимогами потрібно проводити відбір справ для знищення тільки з полістний переглядом. Введено, щоб випадково не знищити який-небудь важливий документ. Але якщо справи пролежали на полиці без руху все 5 років, жодного разу не знадобилося, то часто цією вимогою нехтують. Прокрутіть вибірково тільки деякі справи і переконайтеся, що вони дійсно втратили практичне значення.
Основна робота зі складання акту полягає в перенесенні інформації з обкладинок відібраних до знищення справ в форму акта. Якщо обкладинка оформлена в повному обсязі, тоді уточнюйте відсутні відомості по номенклатурі справ організації - заголовок справи, крайні дати (найраніша і найпізніша дати), індекс справи.
Найбільша складність для непідготовленої людини в галузі архівної справи це підбір номера статті з терміном зберігання за переліком документів. Але запевняю вас, варто тільки зануритися в роботу і з цим теж не важко розібратися. Враховуйте тільки, що реальний заголовок справи не завжди точно відповідає назві статті в переліку документів через неможливість охоплення всього існуючого їх різноманіття. У переліках документів наводиться узагальнене найменування кожного виду документа. Так що фахівець, що становить акт на знищення, може досить творчо приймати рішення до якої конкретно статті віднести кожну справу.
Акт підписується співробітником, який проводив експертизу цінності документів. Потім в акті на знищення робиться відмітка про погодження його експертною комісією організації , Для цього його треба розглянути на засіданні і скласти протокол засідання експертної комісії .
Зверніть увагу на порядок затвердження акту, щоб уникнути досить частою помилки. Акт про знищення документів затверджується керівником організації:
- для організацій, що передають документи на державне зберігання (джерел комплектування держархівів), тільки після затвердження експертно-перевірочною комісією відповідної архівної установи описів справ постійного зберігання за цей же період. Ця вимога існує, так як держархів може зажадати частину документів, відібраних до знищення, включити в опис справ постійного зберігання.
- для організацій, які не передають документи на державне зберігання (власне таких переважна більшість), після впорядкування документів з особового складу (тобто відповідно до нормативних вимог справи підшиті в тверду обкладинку, складені описи) за відповідний період без узгодження з архівними органами .
Потім організація може знищувати справи, включені в акт. Використовувати ці документи для господарських потреб не дозволяється. Так що у вас є два напрямки для подальших дій.
як знищити
Знищити документи можна самостійно - спалити (може спричинити проблеми з пожежною службою), за допомогою того, що знищує паперів (довго і підійде тільки для маленьких обсягів). В цьому випадку вам треба буде скласти акт у довільній формі, щоб зафіксувати факт знищення.
Зазвичай призначені для знищення справи передають на переробку (утилізацію) в спеціалізовану організацію. У цьому випадку передача документів оформляється приймально-здавальних актом або накладної, де повинні бути вказані дата, кількість справ і їхня вага. Для забезпечення конфіденційності передачу справ на переробку і знищення документів необхідно проводити під контролем співробітника організації.
Все викладене в даній статті про порядок знищення документів представлено в зразку акту про виділення до знищення документів, що не підлягають зберіганню . Я сподіваюся, що за допомогою наведеної інформації ви зможете скласти акт на знищення документів правильно і обійтися без допомоги зайвих посередників.
Євгенія Смуга
*** Якщо ви звикли робити покупки в Інтернеті (купуєте одяг, телефони, послуги, бронюєте готелі і ін.), То ви можете повернути частину своїх грошей, наприклад, за допомогою даного СЕРВІСУ . У мене це працює.
Дякую Вам за додавання цієї статті в:
Ще цікаве по темі:
До запису 330 коментарів
Залишити коментар